Termeni și condiții

Acești Termeni și condiții („Termenii”) reprezintă contractul de abonament pentru platforma emma, încheiat între PEST ZONE CONTROL S.R.L. și firma care solicită și primește acces la platformă. Vă rugăm să îi citiți cu atenție: bifarea acceptării la înscriere și folosirea platformei înseamnă că firma dumneavoastră este de acord cu ei.

1. Părțile și încheierea contractului

Furnizorul:

• PEST ZONE CONTROL S.R.L.
• CUI 52323691 · Nr. Reg. Com. J2025060917006
• Sediul: Strada Topolog nr. 11, Bl. F7, Sc. A, Et. P, Ap. 4, camera 2, Constanța, jud. Constanța, 900264, România
• Email: hello@emma.ro (comercial) · legal@emma.ro (juridic și protecția datelor) · Telefon: +40 736 333 555

Clientul: persoana juridică sau persoana fizică autorizată identificată prin denumire și CUI în cererea de înscriere, reprezentată de persoana care a completat cererea și care declară că are dreptul de a angaja firma.

Contractul se încheie astfel: (a) Clientul completează cererea de înscriere de pe app.emma.ro/inscriere și acceptă Termenii, Politica de confidențialitate și Acordul de prelucrare a datelor (acceptarea este înregistrată cu versiunea documentelor, data, ora și adresa IP); (b) Furnizorul analizează cererea și, dacă o aprobă, creează contul firmei și trimite invitația de acces reprezentantului. Contractul intră în vigoare la data trimiterii invitației. Furnizorul poate refuza o cerere fără a motiva.

emma este un serviciu destinat exclusiv profesioniștilor (firme și persoane fizice autorizate), în scopul activității lor. Prevederile legale privind protecția consumatorilor nu se aplică acestui contract.

2. Definiții

• Platforma / emma — aplicația web disponibilă la app.emma.ro, cu toate modulele, funcțiile și actualizările ei.
• Pachet — combinația de module la care Clientul are acces (START, PRO, ENTERPRISE sau o configurație convenită), descrisă în oferta acceptată.
• Perioadă de abonament — intervalul plătit în avans (de regulă o lună sau un an), la finalul căruia este afișată în aplicație data de expirare.
• Utilizatori — persoanele cărora Clientul le creează cont în platformă (manageri, operatori, tehnicieni).
• Datele Clientului — toate datele introduse sau generate în platformă de Client și de Utilizatorii săi, inclusiv datele clienților finali ai Clientului.
• Clienți finali — clienții, persoanele de contact și ceilalți destinatari ai serviciilor și comunicărilor Clientului.

3. Obiectul contractului

Furnizorul acordă Clientului, pe durata contractului, dreptul neexclusiv și netransferabil de a accesa și folosi platforma emma, ca serviciu găzduit (SaaS), pentru administrarea activității proprii: clienți, programări, lucrări și procese-verbale, documente, gestiune, comunicări cu clienții finali, facturare, rapoarte și celelalte module incluse în Pachet. Funcțiile disponibile depind de Pachetul ales și de integrările pe care Clientul le activează din propriile conturi (SmartBill, WhatsApp Business, SMS, e-Factura etc.).

Furnizorul poate îmbunătăți, modifica sau înlocui funcții ale platformei, fără a reduce substanțial funcționalitatea de bază a Pachetului pe durata unei perioade plătite. Retragerea unei funcții importante este anunțată cu cel puțin 30 de zile înainte.

4. Contul, utilizatorii și securitatea accesului

• Clientul își administrează singur Utilizatorii (creare, roluri, dezactivare) prin managerul desemnat și răspunde pentru toate acțiunile făcute din conturile sale.
• Fiecare cont este personal: credențialele nu se împart. Clientul se asigură că Utilizatorii folosesc parole proprii, puternice, și recomandăm insistent activarea autentificării în doi pași pentru manageri.
• Clientul anunță Furnizorul fără întârziere la legal@emma.ro dacă suspectează un acces neautorizat.
• Clientul garantează că datele de identificare furnizate la înscriere și în setările firmei sunt corecte și le actualizează când se schimbă.
• Este interzisă folosirea platformei pentru activități ilegale, pentru trimiterea de mesaje nesolicitate (spam), pentru încercări de a accesa datele altor firme ori de a afecta funcționarea serviciului, precum și revânzarea accesului către terți fără acordul scris al Furnizorului.

5. Perioada de probă

La activarea contului, Clientul poate primi o perioadă de probă gratuită, a cărei durată este comunicată la activare și afișată în aplicație (în mod obișnuit 30 de zile). În perioada de probă nu se solicită card bancar și nu se datorează nicio sumă. La finalul perioadei de probă, dacă Clientul nu a acceptat o ofertă și nu a achitat prima perioadă de abonament, accesul se suspendă automat, iar datele introduse se păstrează 60 de zile (art. 11), după care se șterg. Furnizorul poate limita anumite funcții în perioada de probă.

6. Prețuri și taxe

Prețul abonamentului este cel din oferta sau comanda acceptată de Client pentru Pachetul și perioada aleasă și este exprimat în lei. Furnizorul nu este înregistrat în scopuri de TVA la data publicării acestor Termeni, astfel încât prețurile comunicate nu conțin TVA. Dacă pe parcursul contractului Furnizorul devine plătitor de TVA, prețurile se vor majora cu TVA în cota legală începând cu prima perioadă de abonament facturată după data înregistrării, cu informarea prealabilă a Clientului; această majorare nu reprezintă o modificare a prețului în sensul alineatului următor.

Furnizorul poate modifica prețurile cu o notificare prin email trimisă cu cel puțin 30 de zile înainte; noul preț se aplică de la următoarea perioadă de abonament. Dacă nu este de acord, Clientul poate înceta contractul până la data intrării în vigoare a noului preț, fără alte costuri.

7. Facturare și plată

• Abonamentul se plătește în avans, pentru fiecare perioadă de abonament.
• Furnizorul emite factura pentru perioada următoare cu cel puțin 10 zile înainte de data de expirare afișată în aplicație și o transmite pe email managerului Clientului. Plata se face prin transfer bancar în contul indicat pe factură, cu menționarea numărului facturii.
• Plata trebuie încasată până la data de expirare. La încasare, valabilitatea accesului se prelungește cu perioada plătită, iar noua dată de expirare apare în aplicație. Cu 7 zile înainte de expirare, aplicația afișează un avertisment utilizatorilor.
• Dacă plata nu este încasată până la data de expirare, accesul se suspendă automat începând cu ziua următoare (art. 8). Nu se percep penalități de întârziere; contul se reactivează imediat ce plata este încasată, în interiorul termenului de 60 de zile din art. 8.
• Facturile emise de Furnizor pot fi contestate în scris în 10 zile de la primire; după acest termen se consideră acceptate.
• Sumele plătite nu se rambursează pentru perioadele de abonament începute, cu excepția cazurilor prevăzute expres în acești Termeni (art. 6, art. 9, art. 12, art. 19).

8. Suspendarea accesului

Furnizorul poate suspenda accesul Clientului la platformă:

• automat, pentru neplată, din ziua următoare datei de expirare, dacă plata perioadei următoare nu a fost încasată;
• cu notificare prealabilă prin email, pentru încălcarea art. 4 (utilizare interzisă) sau a art. 13 (comunicări), dacă încălcarea nu este remediată în 5 zile lucrătoare de la notificare;
• imediat și fără notificare prealabilă, dacă este necesar pentru a opri un incident de securitate, un abuz în desfășurare sau la cererea unei autorități; Clientul este informat cât mai curând posibil.

Pe durata suspendării, Utilizatorii nu se pot autentifica, însă Datele Clientului sunt păstrate intacte timp de 60 de zile de la data suspendării. Accesul se reia imediat după înlăturarea cauzei (de exemplu încasarea plății). Dacă în cele 60 de zile cauza nu este înlăturată, contractul încetează de drept, iar datele se șterg conform art. 11.

9. Durata și încetarea contractului

• Contractul se încheie pe durată nedeterminată și se derulează pe perioade de abonament succesive, plătite în avans.
• Clientul poate înceta contractul oricând, pur și simplu prin neplata următoarei perioade de abonament sau printr-o notificare pe email la hello@emma.ro; accesul rămâne valabil până la data de expirare deja plătită.
• Furnizorul poate denunța contractul cu o notificare prin email de cel puțin 30 de zile, cu restituirea proporțională a sumelor plătite pentru perioada neutilizată.
• Oricare parte poate rezilia contractul de îndată, prin notificare scrisă, dacă cealaltă parte încalcă grav obligațiile sale și nu remediază încălcarea în 15 zile de la notificare, precum și în caz de insolvență sau dizolvare a celeilalte părți.
• Contractul încetează de drept la expirarea celor 60 de zile de suspendare din art. 8.

10. Datele Clientului

• Datele Clientului rămân proprietatea Clientului. Furnizorul le prelucrează numai pentru a furniza serviciul, conform Acordului de prelucrare a datelor, și nu le folosește în alte scopuri.
• Clientul poate oricând, din aplicație, să exporte liste în format CSV și să descarce documentele emise în format PDF.
• Clientul răspunde de corectitudinea și legalitatea datelor introduse, inclusiv de existența unui temei legal pentru prelucrarea datelor clienților săi finali și pentru trimiterea comunicărilor către aceștia.

11. Export și ștergere la încetare

• În termen de 30 de zile de la încetarea contractului, Clientul poate solicita la legal@emma.ro un export complet al Datelor Clientului; Furnizorul îl pune la dispoziție, fără cost, în termen de 15 zile lucrătoare de la cerere, sub formă de fișiere CSV (date structurate) și PDF (documente emise), prin link securizat.
• La 60 de zile de la încetare, Furnizorul șterge definitiv Datele Clientului din platformă, inclusiv fișierele, iar copiile de siguranță care le conțin expiră conform ciclului de retenție (cel mult 30 de zile pentru copiile zilnice și 12 luni pentru copiile lunare, în formă cifrată și fără a fi restaurate).
• Fac excepție: facturile emise de Furnizor către Client și dovada acceptării documentelor contractuale (păstrate conform obligațiilor fiscale și pentru apărarea drepturilor, 10 ani, respectiv 3 ani) și jurnalul de audit al platformei, care este anonimizat.
• Clientul poate cere ștergerea anticipată, înainte de termenul de 60 de zile, printr-o solicitare scrisă a managerului său.

12. Disponibilitate, mentenanță și suport

• Furnizorul depune toate diligențele rezonabile pentru ca platforma să fie disponibilă cel puțin 99,5 % din timp, calculat lunar, excluzând ferestrele de mentenanță planificată și cauzele din afara controlului său (furnizorii de infrastructură și de comunicații, atacuri informatice, forță majoră, defecțiuni ale integrărilor terțe).
• Mentenanța planificată se face, pe cât posibil, în afara orelor de lucru (seara sau în weekend) și este anunțată cu cel puțin 24 de ore înainte în aplicație sau prin email, dacă durează mai mult de 30 de minute.
• Furnizorul face copii de siguranță zilnice ale datelor, păstrate cifrat în afara serverului, și verifică periodic posibilitatea restaurării lor.
• Suportul se acordă prin email la hello@emma.ro și pe WhatsApp, în zilele lucrătoare, între orele 9:00 și 17:00; Furnizorul răspunde solicitărilor în cel mult o zi lucrătoare și tratează cu prioritate incidentele care blochează activitatea.
• Acest articol stabilește o obligație de mijloace; nedepășirea pragului de disponibilitate nu dă naștere unor penalități sau credite, dar o indisponibilitate totală de peste 3 zile lucrătoare consecutive imputabilă Furnizorului dă Clientului dreptul de a rezilia contractul cu restituirea proporțională a perioadei neutilizate.

13. Comunicările către clienții finali

Platforma permite Clientului să trimită clienților săi finali mesaje pe WhatsApp, SMS și email (confirmări de programare, procese-verbale, facturi, cereri de recenzie, notificări de recurență etc.). Clientul este singurul responsabil pentru conținutul și destinatarii acestor mesaje și se obligă:

• să trimită mesaje de marketing (promoții, oferte nesolicitate) numai persoanelor care și-au dat în prealabil acordul, conform Legii nr. 506/2004 și GDPR, și să respecte imediat cererile de dezabonare;
• pe WhatsApp, să folosească numai șabloanele aprobate de Meta și să respecte Politica WhatsApp Business și Politica de mesagerie WhatsApp Business; Clientul înțelege că încălcarea acestora poate duce la limitarea sau închiderea contului său WhatsApp Business de către Meta, fără ca Furnizorul să poată interveni;
• să nu trimită conținut ilegal, înșelător, defăimător sau care încalcă drepturile terților;
• să informeze clienții săi finali, prin propria notă de informare, despre prelucrarea datelor lor, inclusiv despre folosirea platformei emma ca persoană împuternicită.

Costurile conversațiilor WhatsApp facturate de Meta, costurile SMS-urilor și cele ale serviciilor terțe (SmartBill etc.) sunt suportate de Client prin conturile sale la acei furnizori, dacă oferta nu prevede altfel.

14. Integrări și servicii terțe

Integrările cu SmartBill, WhatsApp Business Platform (Meta), SMSLink, ANAF (validare CUI, e-Factura), serverele de email ale Clientului și asistentul Emma Assist (OpenAI) se activează la alegerea Clientului și funcționează în baza condițiilor furnizorilor respectivi, cu conturile și credențialele Clientului acolo unde este cazul. Furnizorul nu răspunde pentru indisponibilitatea, modificarea sau erorile serviciilor terțe, dar va depune eforturi rezonabile pentru a adapta platforma la schimbările acestora.

15. Proprietatea intelectuală

• Platforma emma, codul sursă, designul, denumirea și logo-ul „emma”, documentația și șabloanele standard furnizate sunt proprietatea PEST ZONE CONTROL S.R.L. și sunt protejate de legislația privind drepturile de autor și mărcile. Clientul primește doar dreptul de utilizare din art. 3; nu are dreptul să copieze, să decompileze, să modifice sau să creeze lucrări derivate din platformă ori să înlăture mențiunile de proprietate.
• Datele Clientului, logo-ul și documentele proprii ale Clientului rămân ale acestuia; Clientul acordă Furnizorului o licență limitată de a le găzdui și prelucra exclusiv pentru furnizarea serviciului.
• Sugestiile de îmbunătățire transmise de Client pot fi folosite liber de Furnizor, fără obligații.

16. Confidențialitate

Fiecare parte păstrează confidențialitatea informațiilor nepublice primite de la cealaltă parte în legătură cu contractul (prețuri, date comerciale, date tehnice, Datele Clientului) și le folosește numai în scopul contractului, pe durata acestuia și 3 ani după încetare. Obligația nu se aplică informațiilor publice, celor deținute anterior în mod legitim sau celor a căror divulgare este cerută de lege ori de o autoritate.

17. Răspunderea

• Furnizorul răspunde pentru prejudiciile directe cauzate Clientului din culpa sa dovedită, în limita totală a sumelor plătite efectiv de Client în ultimele 12 luni anterioare evenimentului care a generat prejudiciul.
• Furnizorul nu răspunde pentru prejudicii indirecte sau imprevizibile: pierderi de profit, de clientelă sau de oportunități, costuri de înlocuire, prejudicii de imagine, amenzi aplicate Clientului pentru propriile sale încălcări (inclusiv cele privind protecția datelor sau comunicările comerciale), pierderi cauzate de datele introduse greșit de Client ori de indisponibilitatea serviciilor terțe.
• Limitările de mai sus nu se aplică prejudiciilor cauzate cu intenție sau din culpă gravă, nici în cazurile în care legea nu permite limitarea răspunderii.
• Clientul despăgubește Furnizorul pentru orice pretenții ale terților (inclusiv ale clienților finali sau ale autorităților) rezultate din conținutul comunicărilor trimise de Client, din Datele Clientului sau din folosirea platformei cu încălcarea acestor Termeni.

18. Forța majoră

Niciuna dintre părți nu răspunde pentru neexecutarea obligațiilor cauzată de un eveniment de forță majoră (calamități, război, pandemie, întreruperi generalizate de energie sau internet, atacuri informatice la scară largă, acte ale autorităților), dovedit și notificat celeilalte părți în 5 zile. Dacă forța majoră durează peste 30 de zile, oricare parte poate înceta contractul fără despăgubiri.

19. Modificarea Termenilor

Furnizorul poate modifica acești Termeni și Acordul de prelucrare a datelor. Modificările se publică pe această pagină, cu număr de versiune și dată nouă, și se comunică managerilor Clientului prin email și în aplicație cu cel puțin 30 de zile înainte de intrarea în vigoare, cu excepția modificărilor impuse de lege sau care sunt exclusiv în favoarea Clientului, care pot intra în vigoare imediat. La prima autentificare după intrarea în vigoare, managerul Clientului este rugat să confirme acceptarea noii versiuni; continuarea utilizării platformei după data intrării în vigoare echivalează cu acceptarea. Dacă nu este de acord, Clientul poate înceta contractul până la acea dată, cu restituirea proporțională a perioadei plătite și neutilizate.

20. Comunicări între părți

Comunicările contractuale se fac în scris, prin email: către Furnizor la adresele din art. 1, către Client la adresa de email a managerului (managerilor) din platformă. Clientul se asigură că această adresă este valabilă și citită. Notificările în aplicație, afișate la autentificare, sunt considerate primite la prima autentificare ulterioară.

21. Legea aplicabilă și soluționarea litigiilor

Contractul este guvernat de legea română. Părțile vor încerca să rezolve pe cale amiabilă orice neînțelegere, în termen de 30 de zile de la notificarea scrisă a acesteia. Dacă nu reușesc, litigiul este de competența instanțelor judecătorești din municipiul Constanța, România.

22. Dispoziții finale

• Acești Termeni, împreună cu Acordul de prelucrare a datelor (versiunea 1.0, parte integrantă a contractului) și cu oferta sau comanda acceptată, reprezintă întregul acord dintre părți și înlocuiesc orice înțelegere anterioară privind platforma. În caz de contradicție, prevalează: oferta acceptată, apoi Acordul de prelucrare a datelor, apoi Termenii.
• Dacă o clauză este declarată nulă, celelalte rămân valabile, iar clauza nulă se înlocuiește cu una valabilă, cât mai apropiată de scopul urmărit.
• Clientul nu poate cesiona contractul fără acordul scris al Furnizorului. Furnizorul poate cesiona contractul către un succesor al activității sale, cu informarea Clientului.
• Neexercitarea unui drept nu înseamnă renunțarea la el.
• Versiunea curentă a Termenilor este cea publicată la app.emma.ro/termeni; versiunile anterioare pot fi solicitate la legal@emma.ro.

Istoricul versiunilor

• Versiunea 1.0 · 28 octombrie 2026 — Prima versiune a Termenilor și condițiilor (contract de abonament SaaS).